我的iPhone+Mac+Omnifocus实践GTD和ZTD的几点心得

用iPhone/Mac加上Omnifocus软件来实践GTD有2个月了，以前写的“用iPhone打造个人的GTD实践”这篇文章只是刚刚开了个头，现在感觉非常不错，做事的效率比以前提高了许多，以前经常拖拉到最后一天才完成的事情，现在竟然能提前几天完成，所有事情都正确地记录和归类，再也不会忘记重要的事项。2个月前在看GTD相关的文章时就瞥见了ZTD，当时并没太多留意（GTD想学的东西太多，也没时间去留意），心想可能是与GTD不同的方法论，但后来对GTD有了一定程度的理解后，再来看ZTD，感觉对里面提到的10个习惯还是有相当的理解的，以下这10个习惯的标题和简介都来自于褪墨网站，我在GTD实践中对这10个习惯的一点点体会用不同字体标在下面。

习惯1：收集 —— 全面收集

随身携带一个小笔记本（或者任何记录工具），用它来记录下任何任务、想法、专案或者任何闪入你大脑的其他信息。这个习惯与GTD的基本完全相同，但ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息。你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。阅读全文

收集这个习惯相对比较好养成，随时准备好纸和笔就OK了。对我这样的IT人士来说，日常接触的材料大多是电子文档，所以我的收集箱(Inbox)也主要是电子式的。

（1）按照收集箱尽量要少的原则，我的收集箱主要有Omnifocus(以下简称为OF)上的Inbox，电脑Outlook程序里的Email收件箱，单位办公用的即时通里同事发过来的文件（我建了一个D:\MyHomeDir\Inbox文件夹来专门来放这些文件），平常开会的纸质笔记本只是一个临时的Inbox，会后马上整理到OF的收件箱中，还有偶尔用笔记本电脑时收集到一些资料，也在笔记本电脑上建立一个专门的Notebook-Inbox目录，定期快速整理到OF中。可以看出Inbox还是不少，但都用了Inbox这样的名字，都放在比较显眼的位置，较大的文件都分门别类地放在电脑上进行归档，平时邮件并不多，就在iPhone上把邮箱配置好，在单位和互联网上都可以随时收发邮件了，主要的Inbox还是以OF为准，其它项目名称或行动标题全部整理到OF中，总之一切以OF为行动指南。

（2）对于收集工具在5秒钟内就位的要求，iPhone显示出强大的威力，我把OF放在iPhone主屏幕的右下角，OF中的Inbox图标一直处于底部的倒数第2个，随时可以在Inbox中输入。拿出iPhone、按HOME、Slide开机、点OF图标、点Inbox按钮，一般3秒内就搞定，就是录入汉字有点痛苦，所以装了个支持五笔和手写的QQ输入法(iPhone自带的默认输入法实在是太差了。2012年5月以后机器不再越狱，只能用默认的输入法了)来提高输入的速度，曾经还想着用电脑控制iPhone来快速输入汉字，也没有成功，估计想在iPhone打字如飞，得用蓝牙键盘，但要在5秒内把蓝牙键盘拿出来，谈何容易！最好还要准备一个纸、笔的系统备用着。我现在办公室电脑旁永远备着一打A6大小的废纸，用来当Inbox用。看看如何把收集盒放在《我的GTD桌面》上。

（3）现在养成了一个习惯，当工作被别人打断时，如果事情不是紧急的，快速地把事情写在纸上，接着按自己的计划行事，告一段落后再把纸上的内容整理到OF中管理。

     

 

• 习惯2：处理 —— 快速地对信息作出决定，从而避免收件箱堆积

收件箱中原料的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息，对原料及时做出决定和归纳成类，你才能避免原料的堆积。我建议至少每天处理一次收件箱，从上而下的，一项一项任务地处理，就像GTD所做的一样：二分钟法则、删除、指派给别人、归档、或者放在日程表上以后做。阅读全文

“处理”这一步就是在OF上指定Staff的项目Project和上下文Context（我一直不喜欢“上下文”这种翻译，还是翻译成“情境”比较有情境，估计搞这个OF翻译的也是个IT人，是从电脑编程里的“绘图上下文”学来的），OF支持项目的树状管理，项目还可以用文件夹来分为几个大类，比如工作、学习、生活、杂事等等（2012年以后改变了这种分类方式，把这些文件夹与2万英尺高度的职责与范围相对应了，看《打造高效OmniFocus》）。上下文也支持多级管理，在与他们约会和等待上下文中，这个分级功能相当有用，不至于看到一大堆上下文显得无所事从，根据我自身的职业特点，当前顶层的上下文清单见下图(到了2012年再回顾此文，发现这个上下文发现变化并不太大)。把一个事项Staff归入到不同的项目和上下文，对于有最后期限的事情还可以填上开始日期、结束日期、重复周期等，这样处理（Process）过程就算完成了。

后来渐渐明白，这个处理首先是要"明确意义"（在《搞定3》这本书中是这样定义的），然后再划分到项目和上下文中。

  

• 习惯3：计划 —— 设定每天，每周的最重要的事(MIT)

每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天，列出1-3个最重要的事(MITs)。这样，你的每一天和每一周都被设定了目标，与其盲目的去完成那长长的任务清单，你总是在完成那些最重要最有用的事情！阅读全文

GTD本身并没有提出这个观点，认为当人们看见清单时，会自然地找出适合当前情境的事项来，但很多时候并非如此。人天生会有一种惰性，遇到一些比较难的事情，可能会逃避，而暂时忘了此事项远在几万英尺高空的目标和原则等等。

看了ZTD之后，我用上了OF的“旗标”功能，每天标出不超过3件事项来(这个习惯在后来并没有坚持下来，只是把感觉对自己比较重要的事项加了这个旗标)，在OF的首页上会有醒目的数字来提醒重要的事情。在一天里每完成一件事情，点一下左边的那个小方框打上完成标记是一天里非常惬意的时候，感觉自己又朝着目标前进了一小步。

   

• 习惯4：执行 —— 一心一意，每次只执行一件事

执行作为一切时间管理的核心，是ZTD中非常重要的一部分。你应当在不分心的情境下，一次只执行一件事。既不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。阅读全文

Do, Just Do It! 在GTD里强调一定要找到真正的Next Action，而不是一个无法执行的事项，很多事项的Next Action可能就是打一个电话，发一封Email，开一个小型讨论会之类，只要开始执行了那么一小步，后面就会自然继续执行下去了，许多事情一直留在清单上没有执行的原因，就是没有找到真正的下一步行动。

执行过程中如何不分心也是需要一定的技巧的，我现在一般把刚上班后8：30-9：30的时间设置成免打扰时间（自己是这样设置了，但办公室经常被人闯入，电话也阻止不了，领导仍然习惯于随时把人拉过来开会的工作作风），把QQ关了，即时通下线，WEB浏览器关掉，把所有无关的窗口统统关掉，只留下要开始对付的那件事情的相关文件，把茶泡好以免起身干扰思路。

参考了Leo Babauta在《Best Procrastination Tip Ever》这篇文章里提到的几个技巧，在开始动手之前还要与几种思绪进行斗争，首先是内心很想收收邮件、看看新闻、浏览一下单位网站的最新通知、看看即时通是否老板和同事在召唤？花上半分钟让这些思绪一个一个的飘过，强行让自己坐在办公桌前，准备开始动手。内心这时又有一种声音在对抗，“做点其它事情吧，当前的这事情既费力又枯燥”，坚定自己的信念，让这种想法用几秒种溜走，毕竟是自己提前想好了今天要做的几件事，肯定是对自己的目标有影响，准备开始动手了。找出与这件事有关的材料，把标题写上，把一点点想法写出来，写出一小行代码，画出几笔思路，不管怎样，只要是与工作有关的，哪怕是一小点的开始也是开始，非常神奇的是有了这小小的开始，后面就不再被内心中的其它声音所干扰，思想集中之后事情也在不知不觉中推进着，真是太棒了，如果没有他人打扰，本来计划只干上1小时，却能连续干上2个多小时，高效率的2小时。

完成之后，美美地在OF系统上打个勾，表扬自己一下，奖赏自己一下，放松一下颈椎和腰椎，准备进入下一个事项。前面安排的事项一般都是需要集中精力来完成的，比如写程序、写文档、思考项目的技术难点、发文章等等，此时大脑比较辛苦，后面的事项得安排些比较轻松一些的，比如打个电话、回复邮件、简单修改或审阅别人的材料、与他人开个简单的讨论会、扫描个文档备用、上网查个技术资料等等(现在上、下午的中间时段安排了500个跳绳，按照脑力劳动与体力劳动相结合的原则)，这样一上午下来，完成了一件大事，若干件小事，如果下午仍保持如此的战斗力，一天的工作效率简直高得惊人。在用了GTD之后，回顾我写某个程序的所有中间过程，发现一步一步中间解决了许多技术问题，在20天内就把这个程序搞定了，要在以前估计得拖上几个月了。

• 习惯5：信任的系统 —— 建立简单的列表，并每日查看

ZTD（简单做）建议你尽可能的维持列表简单化。不要增加复杂的系统，也不要持续尝试新工具，以免时间上的浪费。尽可能的使用简单的清单方式，因为你注重的是如何执行的任务，而非玩弄你的GTD系统或者GTD工具。阅读全文

在GTD实践的一开始，项目列表和上下文列表是比较难于整理的，分类太多太细就难以整理和回顾，上下文太多也不利于快速找到自己立即要行动的事项，根据不同的职业，项目和上下文的区别也很大，需要在实践中不断的调整。我当前对于GTD里提到了“参考资料”和“将来也许”2类材料，在OF里有2种不同的实现办法，一种是放在项目中，把项目的状态设置为暂停，另一种是放在上下文中，把上下文的状态也设置为暂停，这2种办法各有利弊，由于这2类材料在平时的日程中一般都设置为不显示，只在回顾时显示，所以放在哪里可能都无所谓了（谁有好的建议可以告诉我一声）。2012年开始，把参考资料用evernote来记录，将来也许放在每个职责范围内的创意singleaction里了。

关于工具的选择，我在一开始也在iPhone上快速试了2Do、Things几款应用，但很快就确定了OF。原因也比较简单，OF开发的时间很长，功能肯定比较完善并且稳定，在Mac上也有相应的程序，可以同步和备份，稳定压倒一切，你总不希望哪天辛辛苦苦在iPhone上录入的一堆列表再也打不开吧？后面越来越发现自己的选择是相当明智的，一开始上手是有点难度，界面也比较朴素，但慢慢发现它对于项目的多级管理、状态设置、ActionGroup，重复周期设置，预测日历功能都很强大且稳定，2个多月只弄死过1次，但数据完好无损，不管程序处于什么状态，那个Inbox时刻可用，随时准备收集材料。再值得一提的就是强大的同步功能，当前我是同步到免费的spootnik服务器的（后来改为omnifocus自己的同步服务器了），时刻备份宝贵的资料。

随着时间的推移，OF上的内容逐步完善，所有的事项都在里面记录，对于有明确截止日期要求的设置好提醒，现在就不需要在做某件事的时候还去惦记某个重要的文档忘交了？哪个会议忘参加了？该送孩子上辅导班了？当然，现在我的Next Action整理的还是有问题，有些事项不具有可执行性，仍然呆在那个清单里，对自己是一种折磨，但现在对自己的OF系统越来越信任，执行时就无牵无挂了。

• 习惯6：管理 —— 一个存储所有信息的地方

把所有接收的信息都放入你的收集箱中，处理你的收集箱，执行任务，完成任务。在这个系统里，你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。而且也使你更能专心注重于工作，也避免的拖延的。阅读全文

做为一名IT工作者，必须有效管理大量的电子资料，从而快速找到想要的某一份文件。我多年来养成的习惯是这样的：

在D盘建一个主目录，把邮件、项目、私人、电子书、培训、游戏、外部资料、工具软件、源代码等分别建立子文件夹进行管理，有些文件实在不知道归在哪个类别的，就按时间顺序建了几个文件夹把它们放起来。这个起个好的文件名就非常重要了，把一些关键字放在文件名中，再配合everything这款软件，在几秒内就能把需要的文档找到！为了能使用everything软件，在装系统时，把D盘格式化成NTFS系统，以前也用过什么google桌面、Windows索引之类的软件，但总是感觉不如这个everything方便，毕竟把文件名管理清楚了，找文件时才能快速高效。

办公桌面也比以前整洁多了，不仅包括木头做的办公桌面，还包括Windows的桌面，木制的桌面上摆着一摞只打印了一面的废纸，用来做Inbox或乱画用，Windows桌面上只放一些常用的图标（一般不超过2列），还有一个指到我的Inbox文件夹的快捷方式，备份资料时也很方便，只需把主目录文件夹复制到移动硬盘就行了，我用的是robocopy程序，常用的命令行参数/MIR就是原样复制的意思。

robocopy d:\mydir h:\mydir /MIR

2012年发现有些材料要在办公室、家里和mac电脑上同步使用，先用了华为的网盘，后来在办公室的代理莫名其妙无法下载网盘上的文件了，就改成金山快盘了。 

• 习惯7：回顾 —— 每周回顾你的系统和目标

每周回顾的重要意义在于它给了你一次机会，来重新整理所有的事情和检视什么是最重要的任务。GTD中的每周回顾已经非常棒了，简单做（ZTD）基本上仍延用它，不过添加了对目标回顾的重视度。每次只要集中于一个目标，并且确保它是一个你能完成的目标。阅读全文

在开始GTD的第一个月里，整个Project、Context、Action清单相当混乱，还有OF工具也不会用，回顾虽然很重要，但一直没有很好的执行下来。由于对Mac上的OF不熟，就用Ominfocus for iPhone(当前升级到1.11版本)来进行回顾，这时候发现非常不方便了，由于屏幕太小、输入不方便，想把某个动作移动到另外的项目中，需要在屏幕上点来点去，最麻烦的仍然是输入汉字，回顾时要把一些重要的信息补充到动作的详细文本里，以前打字如飞的五笔输入法在这上面统统没有用武之地。

第2个月时，由于做iPhone开发时已经配置好了Mac虚拟机（装的是10.6），就开始用Omnifocus for Mac（装的是1.7.5版本）来进行回顾，这时最重要的同步功能发挥了重要作用，在iPhone上同步之后，再打开Mac同步，所有的内容一个也不少，窗口足够大、输入足够快（装了QQ for Mac输入法），在计划、上下文、回顾等模式下切换也非常方便，只是一开始上手前得耐心地看一遍用户手册，毕竟与Windows上的操作习惯相当不一样。

ZTD说回顾45分钟就够了，但我用2小时回顾还是有些乱，可能GTD里面目标还是有些模糊，另外没有集中在一个目标上进行回顾吧。

在Omnifocus for MAC里回顾时发现一个排序的功能不理想，竟然不能筛选出“上周完成的所有动作”，把所有动作按完成日期排序时，整个排序也是乱的，不知道是不是中文版本的问题？

2012年5月：在几天前无意间发现了此问题的解决办法，还是对Mac不熟啊。按Windows的习惯，点击完成时间那一列，就可以按照完成时间排序，再点击一次就逆序显示，但在Mac里试了就是不行，原来需要将所有Stuff选中后，再用右键菜单里的排序才行。

现在回顾也准备了一个专门的check list，一般1.5小时能够回顾完成。

在《打造高效OmniFocus》后，没有用omnifocus中的回顾功能，回顾会快一些。

• 习惯8：简化 —— 减少你的任务清单，只留下最必要的

将你的任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，这样你就不需要那些复杂的计划体系了。由于GTD并不对任务进行的优先级划分，所有的任务都被添加到一份清单中，于是这份清单就变得越来越长，而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中。取而代之的，ZTD要求你不断地简化自己的任务清单，确定你的任务只是最重要的。阅读全文

在OF里我并没有删除任务，只是设置不同的上下文或状态，在视图选项里，可以设置4种过滤方式，通常设置为“可用”方式，这样一些“将来也许”、已经暂停或有先后顺序的事项都不出现在清单里，日常就不会被长长的清单所干扰了。

在iPhone上我安装了MobileRSS应用，订阅了一些感兴趣的信息源，这样一些空闲时间可以看看这些信息或新闻，免得打开网页被一些八卦新闻把视线带走。（后来google reader停用，MobileRSS也不能用了，改用reeder了）

   

• 习惯9：常规 —— 设定每周、每日例程

设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。没有日程，我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住，这不是一件好事（除非你不想做完重要的事情），所以你需要掌控自己的生活，设定日程，并且跟着它走。阅读全文

GTD里并不强调每件事情的周期性，ZTD里说要制定每日例程和每周例程，个人现在感觉设定这些太严格的例程是不是太过死板？(在GTD2年后对这个例程有些认识，有一个例程会使你高效的运转，当然这个例程不能限制太死)一天里当我计划并执行完3件重要的事情，就感觉心情非常舒畅了，再去考虑复杂的每日的例程是不是对自己内心是一种负担？而对于每星期的工作和生活来说，可能是目标也不太明确吧，每周例程更是无法排定。现在我并没有设定这些例程，每日只是自己有个大致的安排，早晨6：00起床，打上豆浆，如果是准备热热包子这类的早餐，还能抽空看看QQ和人人上的动态，再复习几个单词，然后包子基本上就热好了，叫醒孩子叫早餐，6：50送走孩子坐车，还有一小段的时间可以设定一下MIT事项，随意地浏览一些新闻，就该上班了。

在班上按照把重要的事情安排在前面的原则，8：00多一般是编写文档、调试程序和思考项目的事情，10：00左右就是处理杂事的时间，处理一些报销单据、打打电话、浏览网站、收邮件等等，然后就准备下班了。下午2：00多又是先安排重要的事项，再排琐事的原则，没有严格的安排。经常会遇到参加其它项目讨论的事情，一些会动不动开上3个小时，非把半天的时间全用完才罢休，这时会彻底地打乱自己的计划安排。尤其是领导们召集开会仍然是不提前半天时间通知，说开就开，经常能遇到提前半小时通知开会的情形，总不能让领导也去学GTD&ZTD吧！没有想到这么一回顾每天的事情，发现还是能够排出一个大概的例程的，以后要试试这个每日例程。

几年来唯一坚持下来的习惯就是背单词了（用舍得汉化的supermemo2008），到写此文为止共坚持了4年7个月零9天，词条数6816个，每天不重复完100多个词条，睡觉都不踏实。曾经还想养成锻炼的习惯，但一直没有坚持下来，能坚持走走路、骑骑车就算是一种弥补了。

在OF里，对于有周期性要求的动作，可以设置重复周期，每当完成一个周期动作，马上生成下一个周期动作，还可以按照完成的日期再递推出下一个动作的日期来。按照GTD的理论，对于已经养成的习惯，就不必再放在GTD系统中管理了，特别是每日都要重复的这类事情，频繁地记录这些习惯动作是一种累赘。我曾经在一开始实践GTD时，把背单词放在里面，本来我自己的安排是在一天内（一般是早、中、晚三小段时间）把100多个单词重复完成就行，但GTD早早地就提醒我要执行这件事，反而会干扰我的正常安排。

 

• 习惯10：激情 —— 做你充满梦想的事情

当你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成。你会付出更多的努力，抽出更多的时间，耽搁的时间也减少了。所以，培养这个习惯正是为了持续搜寻使你保持热情的事情，使你精神饱满，动力十足。阅读全文

很多工作上面的事情，确实让人找不到激情，但自己安排好真正想去实现的事情，就不愁没有动力。处理恼人工作事务的办法就是，如果比较紧急，就抓紧完成它，心里想的就是“赶紧弄完这该死的活吧，好做真正想做的事，去把我的梦想推进一小步”，另外就是借鉴了Leo Babauta大师的"Be Present”的心理锻炼，做任何一件事时，只想到2个对象（哈哈，玩编程的人3句离不开Object），一个是自己，另一个就是正在做的事，其它万物皆不存在。认真欣赏此时与你共处的对象，发现这件事原本并不是那么让人心烦意乱，事情很快就完成了。

 

小结：

说了一大堆，GTD只有短短的2个月，才是入门级的水平，ZTD就刚刚看了这10个习惯，还没有入门，只是把2个月来实践的过程和一些心得记录下来。写这篇文章也是用我的GTD/ZTD来执行的，我给自己安排的是每天写2、3个习惯的心得，准备用1周来完成，没想到有一天竟然连续写了4个习惯，主要的文字是在3天内完成的。我下步马上要做的事，就是梳理各个层次的目标、排定例程、维持习惯、不断执行！

 

【后记：2012年5月21日】GTD实践快1年时，在上海GTD中文俱乐部参加了一次演讲，对GTD多了一些认识，请看“用iPhone打造GTD实践1年后的心得体会”。

这是GTD2年时的体会。