(Excel)常用函数公式及操作技巧之四：文本与页面设置(三)

 

(Excel)常用函数公式及操作技巧之四：

文本与页面设置(三)

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复制粘贴中回车键的妙用

1、先选要复制的目标单元格，复制后，直接选要粘贴的单元格，回车OK；

2、先选要复制的目标单元格，复制后，选定要粘贴的区域，回车OK；

3、先选要复制的目标单元格，复制后，选定要粘贴的不连续单元格，回车OK。

一次选中批注单元格

　　按下Ctrl+Shift+O (字母 O)组合键，可以一次性选定所有带批注的单元格。

一次在所有单位格中插入批注

1选择你已经做批注的单元格

2复制

3选择你要做相同批注的所有单元格

4编辑〉选择性粘贴〉批注

在公式中插入批注

如果要在公式中插入批注信息，可以利用“N（Value）”返回“0”的特点，因为文字属于其它值。

1．假如A1～F1单元格中是个别统计数字，G1则是它们的总和，那么一般情况下其公式为“=SUM(A1:F1)”。

2．如果要在公式中插入批注信息，可以将公式更改为“=SUM(A1:F1)+N("A1～F1的总和")”，如图1所示。

不连续单元格填充同一数据

选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。

空白行的填充

各位，我一些同事喜欢在表格内使用合并单元格，而我的进行公式运算时需把单元格打散，但就出现了许多空白格，现在我想把空白格用临近的非空白填充。

EX：A1格为“张三”，A8为“李四”，A21为“王五”之类，现在我要把A2到A7填为张三，A9到A20为李四，A22之后为王五。

在B1输入=IF(A1<>"",A1,IF(ROW()>1,INDIRECT("b"&ROW()-1)))，向下复制到合适位置。然后用选择性粘贴功能替换到A列中去。

怎样用函数向下实现自动填充

各位高手，怎样用函数实现如下的功能：把左边的空格，用上面的A0001代码填充，实现右边的格式，谢谢解答！！！

A0001        白色       300  |               |   A0001        白色       300  

红色        500  |  --->      |    A0001        红色       500

黄色        300   |             |    A0001       黄色        300

如果你的第一个“A0001”在[A1]，A2=if(b2>0,a$1,"") 向下拖曳。

最好用附件的形式来提问，这样可以减少相互间猜题的麻烦。

用绝对值是不行的，假如，我下面还有别的编号，这个功能就实现不了啊

怎么设置自动保存

在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“保存”选项卡。选中“自动保存时间间隔”复选框。在“分钟”框中，指定希望 Microsoft Office 程序保存文件的频率。

避免输入网址和电子邮件地址时的超链接

在单元格中输入的网址或电子邮件地址，Excel在默认情况下会将其自动设为超级链接。如果想取消网址或电子邮件地址的超级链接，可以在单元格上单击鼠标右键，选择“超级链接/取消超级链接”即可。

此外，还有两个有效办法可以有效避免输入内容成为超级链接形式：

1、在单元格内的录入内容前加入一个空格；

2、单元格内容录入完毕后按下“Ctrl＋z”组合键，撤消一次即可。

单元格前面自动加了等号

我的单元格怎么输入时间后前面自动加了等号,然后2005年就变成了1905年了呢?

工具-选项-1-2-3帮助-转换 lotus 123 公式

有无打勾？去掉

加盖公章

我们日常上送、下发的报表材料、通知等都要加盖公章，如果把这项工作交给Excel或Word来完成，我们的工作就轻松多了。

第一步：制作公章图案

首先我们要做出一个公章的图案，最简单的办法是把公章图案扫描到电脑中，然后处理成透明的GIF图像。我们也可以直接用Excel来制作：把绘图工具打开，选中“椭圆”工具，在按下“Shift”键的同时拖开鼠标，就可以得到一个正圆了。双击这个正圆打开“设置自选图形格式”对话框，在“颜色与线条”标签中，填充颜色选“无填充颜色”，线条颜色设为红色，选3磅粗的单线形（图）。公章的文字用艺术字来制作，填充颜色和线条颜色都用红色，并设成无阴影产。弧形文字和水平文字要分开来做，在做弧形文字时，把艺术字拖到圆形的上方，在艺术字工具中选“艺术字形状－细上弯弧”，按住黄色的四方块往下拉，再作适当的调整，就可以做出公章里的圆弧形的文字了。公章中间还有一个红五星，用“自选图形”的星形就可以做出来了，填充颜色和线条颜色用红色。最后，按住“Shift”键把组成公章的文字、图形全部选上，执行右键菜单中的“组合”命令，一个公章就做好了。

如何把做好的公章保存出来？这里有一方法：把工作表另存为Web页，然后到保存目录中找到*.files的文件夹，里面有一个GIF图片，这就是刚才做好的公章图案了，它的背景是透明的，我们把它改名为gongzhang.gif保存下来即可。

第二步：添加“盖章”按钮

接下来我们给Excel添加一个盖章按钮，当一个工作表做好后，点击这个盖章按钮，就可以为我们盖上公章了。

先把公章图形复制出来（用来粘贴作为按钮的图标），然后打开“工具－自定义”对话框，选中“命令”标签，在“类别”栏中找到“宏”，在右边的“命令”栏里就会出现一项“自定义按钮”。用鼠标把这个笑脸图标拖出到菜单栏或工具栏上放下，在笑脸图标上击右键，在弹出的菜单中把“命名”处的文字改为“加盖公章”。接下来点击“粘贴按钮图标”这个命令，就可以用刚和复制的公章图形来代替笑脸图标了。把鼠标移下来选中“分配超级链接－插入图片”，然后在“请键入文件名称或Web页名称”栏里输入公章图片gongzhang.gif的文件名及路径，然后按“确定”返回。

好了，看到“加盖公章”这个按钮了吧，点击一下看看，呵呵，页面上就盖上一个鲜红的公章了，用鼠标可以把它拖到任意的地方。在Word文档中加盖公章的方法与此大同小异，大家可以自己试一试。

查找+格式刷的妙用

通常在数据校对时要用到查找，找到之后就用不同格式区分(如字体为红色、底纹为黄色等等)，如此重复。

例如：先找到第一个数据并将字体改为红色,然后双击格式刷,当查找到其它相同数据时,再按Ctrl+A，excel就会将新找到的数据自动改为红色与之区分。

具体操作为：Ctrl+F→在查找栏输入要查找的值→查找下一个→设置格式（不要退出查找对话框）→双击格式刷→查找全部→Ctrl+A→关闭

另外，通常的方法是：Ctrl+F→在查找栏输入要查找的值→查找全部→Ctrl+A，再设置格式。但再找下个值时，又要重新设置格式，如果要找的值很多的话就显得不是那么方便了。当然按照自己的习惯做最好的。

如果用格式刷+查找功能呢,就可以找到A并把A设成红色,再双击格式刷,然后再找B、找C、找D…excel就会把找到的B、C、D自动的设为红色以之区分，而不用找一个设一次字体了。

Excel中鼠标双击妙用

1、双击单元格，就可以编辑单元格的内容（对应用快捷键——F2）。 

2、在行/列边缘双击鼠标，则可以得到此列的最适合的行高/列宽。 

3、双击工作表标签，可以直接重命名工作表的名称。 

4、在填充的时候，选定单元格再移动到这个区域的右下角，这时鼠标会变成细十字。 

       (1)当选择区域当下方的单元格有内容时，双击会自动填充下方有数据的区域。 

       (2)当选择区域当下方的单元格为空时而左边有数据时，双击会自动填充到与左边有数据的区域齐。 

       (3)当选择区域当下方与左边的单元格为空时而右边有数据时，双击会自动填充到与右边有数据的区域齐。 

5、将鼠标移动到选定单元格的边上，这时鼠标会变成带箭头的十字。 

       (1)这时双击，可以移动到数据区域的边缘，相当于快捷键——Ctrl+方向键。 

       (2)如果按住Shift再双击，可以快速选择数据，相当于快捷键——Shift+Ctrl+方向键。 

6、双击工具栏的空白处，就可以调出自定义工具栏的对话框。 

7、双击左上角工具栏中工作簿的图标，可以关闭当前工作簿；双击标题栏中的Excel图标，可以关闭Excel。 

8、使用格式刷时，用双击而不是单击就可以多次使用，再单击一次格式刷结束。在使用绘图工具栏时，如果双击线、矩形、圆等图形时也可以连续绘图。

9、双击拆分窗格的分割条(上下滚动条的上方，左右滚动条的右边，没试过拆分窗口的朋友可以先从窗口/拆分里体验一下)，可以按当前单元格上下左右拆分；拆分后再双击分割条的任意部分可以恢复。 

10.在菜单上双击，可将菜单中所有的菜单项(包括不常用的菜单项)全部展开。

11.如果工具条浮动在工作表区，在工具条的标题栏双击，则该工具条返回工作表区上部或下部位置。在选中行或选中列（当然也可以是某一行、列）的边缘双击，自动设置成合适的行高或列宽（偶常常在做完表后调整列宽、行高的时候把整个表选中，双击两下就OK了）。

12.双击还可以恢复被隐藏的行或列

如要恢复被隐藏的第3行,先将鼠标指针移动到第2行与第4行之间的位置,当鼠标的指针变成横向为“＝”号，纵向为黑色实心双箭头的十字形状时,再双击操作，被隐藏的行就会显示出来了。变为"="或"||"时直接拖动就可以了。

13.在标题栏上双击，由最大化窗口（原始状态）还原到原始状态（最大化）大小 。

14.双击EXCEL中的透视表中的数据,可在新的工作表中列出该数据的明细。

Excel中快速定位的技巧实例

在Excel中，我们需要到达某一单元格，一般是使用鼠标拖动滚动条来进行，但如果数据范围超出一屏幕显示范围或数据行数非常多时，想快速定位到某一单元格可要有点麻烦了。其实我们可以使用“定位”功能迅速到达想要的单元格。

例1：需要选中Y2008单元格（或快速移动到Y2008单元格），我们可以使用“编辑/定位”菜单，在引用位置里输入“Y2008”后按回车即可。

例2：需要选中Y列的2004～2008行的单元格，我们按照相同的方法，在引用位置里输入“Y2004:Y2008”按回车即可。

例3：需要选中2008行的单元格，我们可以在引用位置里输入“2008:2008”按回车即可。

例4：需要选中2004～2008行的单元格，我们可以在引用位置里输入“2004:2008”按回车即可。

在Excel中插入Flash时钟的步骤

动态时钟不是用函数运算、自动化功能制作出來的,這只是簡单的插入Flash文挡的功能而已，而且只要你有Flash文件，任何人都可以轻松自行制作。

制作方法：

第1步 首先打开一个空白Excel文件，点击“视图” →然后点选【控件工具箱】，→点击“其他控件”。

第2步 然后再点击[Shockwave Flash Object]项目，表示要插入Flash物件。

第3步 接下来，鼠标会变成一个小十字，此時可以在Excel编辑区中画一个大小适中的方框，这个方框就是用来显示Flash时钟的內容的。

第4步 画好方框后，接着点击【属性】，准备设置属性。

第5步 出現「属性」对话框后，将DeviceFont设置成False；将Eebedmovie设置成True；将Enabled设置成True；将Locked设置成True；将Loop设置成True；将Menu设置成False；并在“Movie”右侧填入时钟的地址与名称(如：G：\22006.swf)。

第6步 如下图，退出设计模式，全部完成。

小写数字转换成人民币大写

方法1

=IF(TRUNC(H16)=H16,TEXT(H16,"[DBNum2]G/通用格式")&"元整",TEXT(TRUNC(H16),"[DBNum2]G/通用格式"&"元"))&IF(AND(TRUNC(H16)<>H16,RIGHT(TRUNC(H16*10))<>"0"),TEXT(TRUNC(MOD(H16*10,10)),"[DBNum2]G/通用格式")&"角","")&IF(AND(RIGHT(TRUNC(H16*10))="0",TRUNC(H16)<>H16),"零","")&IF(TRUNC(H16*10)<>H16,TRUNC(H16*10)=H16*10), "整","")

方法2

=IF(F10=0,"",CONCATENATE(IF(INT(F10)=0,"",TEXT(INT(F10),"[DBNum2]G/通用格式元")),IF(INT(MID(RIGHT(FIXED(F10,2,1),2),1,1))=0,IF(INT(MID(RIGHT(FIXED(F10,2,1),1),1,1))=0,"",IF(INT(F10)=0,"","零")),TEXT(INT(MID(RIGHT(FIXED(F10,2,1),2),1,1)),"[DBNum2]G/通用格式角")),IF(INT(MID(RIGHT(FIXED(F10,2,1),1),1,1))=0,"整",TEXT(INT(MID(RIGHT(FIXED(F10,2,1),1),1,1)),"[DBNum2]G/通用格式分"))))

方法3

人民币大写的函数公式，可正负，最多两位小数。

=IF(A1<0,"负","")&IF(TRUNC(A1)=A1,TEXT(IF(A1<0,-A1,A1),"[DBNum2]")&"元整",IF(TRUNC(A1*10)=A1*10,TEXT(TRUNC(IF(A1<0,-A1,A1)),"[DBNum2]")&"元"&TEXT(RIGHT(A1),"[DBNum2]")&"角整",TEXT(TRUNC(A1),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISNUMBER(FIND(".0",A1)),"零",TEXT(LEFT(RIGHT(A1,2)),"[DBNum2]")&"角")&TEXT(RIGHT(A1),"[DBNum2]")&"分"))

方法4

修改一下4：根据剑魔兄的测试，发现有一个问题，如-100.05，现修正如下：

=IF(A1<0,"负","")&IF(TRUNC(A1)=A1,TEXT(IF(A1<0,-A1,A1),"[DBNum2]")&"元整",IF(TRUNC(A1*10)=A1*10,TEXT(TRUNC(IF(A1<0,-A1,A1)),"[DBNum2]")&"元"&TEXT(RIGHT(A1),"[DBNum2]")&"角整",TEXT(TRUNC(IF(A1<0,-A1,A1)),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISNUMBER(FIND(".0",A1)),"零",TEXT(LEFT(RIGHT(A1,2)),"[DBNum2]")&"角")&TEXT(RIGHT(A1),"[DBNum2]")&"分"))

方法5

=IF(A1<0,"负",)&TEXT(TRUNC(ABS(A1)),"[DBNum2]G/通用格式")&"元 "&IF(ROUND(A1,3)=ROUND(A1,),"整",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1*10),1),"[DBNum2]G/通用格式")&"角"&IF(ROUND(A1,3)=ROUND(A1,1),"整",TEXT(RIGHT(ROUND((A1*100),),1),"[DBNum2]G/通用格式")&"分"))

方法6

无条件舍去： =CONCATENATE(IF(A1<0,"负",""),TEXT(IF(TRUNC(A1)=0,"零",TRUNC(ABS(A1))),"[DBNum2]")&"元",IF(OR(AND(ABS(A1)<0.1,TRUNC(A1)=A1),RIGHT(INT(ABS(A1)*100),2)="00"),"",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1*10),1),"[DBNum2]")),IF(RIGHT(TRUNC(A1*10),1)="0","","角"),IF(OR(TRUNC(A1*10)-(A1*10)=0,RIGHT(TRUNC(A1*100),1)="0"),"整",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1*100),1),"[DBNum2]")&"分"))

小数点后两位四舍五入: =CONCATENATE(IF(A1<0,"负",""),TEXT(IF(TRUNC(ROUND(A1,2))=0,"零",TRUNC(ABS(ROUND(A1,2)))),"[DBNum2]")&"元",IF(TRUNC(ROUND(A1,2))=ROUND(A1,2),"",TEXT(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2)*10),1),"[DBNum2]")),IF(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2)*10),1)="0","","角"),IF(OR(TRUNC(ROUND(A1,2)*10)-(ROUND(A1,2)*10)=0,RIGHT(ROUND(A1,2),1)="0",TRUNC(ROUND(A1,2))=ROUND(A1,2)),"整",TEXT(RIGHT(ROUND(A1,2),1),"[DBNum2]")&"分"))

方法7

无条件舍去： =IF(A1<0,"负","")&SUBSTITUTE(TEXT(TRUNC(A1),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISNUMBER(FIND(".",TRUNC(A1,2))),TEXT(RIGHT(TRUNC(A1*10)),"[DBNum2]")&IF(ISNUMBER(FIND(".0",A1)),"","角"),"")&IF(LEFT(RIGHT(TRUNC(A1,2),3),1)=".",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1,2)),"[DBNum2]")&"分","整"),"-",)

小数点后两位四舍五入: =IF(A1<0,"负","")&SUBSTITUTE(TEXT(TRUNC(ROUND(A1,2)),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISNUMBER(FIND(".",ROUND(A1,2))),TEXT(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2)*10)),"[DBNum2]")&IF(ISNUMBER(FIND(".0",ROUND(A1,2))),"","角"),"")&IF(LEFT(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2),2),3),1)=".",TEXT(RIGHT(ROUND(A1,2)),"[DBNum2]")&"分","整"),"-",)

方法8

再简化如后，请大家试试。

无条件舍去：

=IF(A1<0,"负","")&TEXT(TRUNC(ABS(A1)),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISERR(FIND(".",TRUNC(A1,2))),"",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1*10)),"[DBNum2]"))&IF(RIGHT(TRUNC(A1*10))="0","","角")&IF(LEFT(RIGHT(TRUNC(A1,2),3))=".",TEXT(RIGHT(TRUNC(A1,2)),"[DBNum2]")&"分","整")

小数点后两位四舍五入:

=IF(A1<0,"负","")&TEXT(TRUNC(ABS(ROUND(A1,2))),"[DBNum2]")&"元"&IF(ISERR(FIND(".",ROUND(A1,2))),"",TEXT(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2)*10)),"[DBNum2]"))&IF(ISERR(FIND(".0",TEXT(A1,"0.00"))),"角","")&IF(LEFT(RIGHT(ROUND(A1,2),3))=".",TEXT(RIGHT(ROUND(A1,2)),"[DBNum2]")&"分","整")

方法9

=IF(ISTEXT(C2),"","人民币："&TEXT(INT(C2),"[dbnum2]")&"元"&IF(INT(C2*10)-INT(C2)*10=0,"",TEXT(INT(C2*10)-INT(C2)*10,"[dbnum2]")&"角")&IF(INT(C2*100)-INT(C2*10)*10=0,"整",TEXT(INT(C2*100)-INT(C2*10)*10,"[dbnum2]")&"分"))