Excel应该这么玩——5、三种数据：Excel也是系统

Excel最常用的功能就是记录数据，把数据按照行列记录下来。这部分数据是源数据，是业务活动中最原始的流水账，作为后续操作的依据。为了从源数据中得出一定的结论，需要对源数据进行分析得出报表数据。在分析数据的过程中，除了用到根据实际情况变化的源数据，还存在不变的数据，例如各种比例、基数、基础信息，这里把这一类数据叫做基础数据。其实在业务系统中的数据也可以按这三种数据分类，只不过业务系统能提供友好的用户界面，Excel则完全面向数据。虽然Excel在用户界面上没法和业务系统相比，但对于数据的分类和处理方式和业务系统是一致的，遵循相同的规范会让数据处理起来更高效。

1、基础数据

基础数据是指最基础的配置数据和基本信息数据，一般创建之后不会经常改动。例如组织架构、员工信息、产品分类、产品信息这些都属于基础数据。

基础数据又可以分为两类，单个基础数据和列表基础数据。单个基础数据一般是独立存在的单个值，例如各种基数。这种数据可以使用命名单元格的方式使用，后面做报表的时候只需要通过名称引用即可。列表基础数据是一类数据的集合，有多行或多列，例如组织架构信息、产品信息。对于列表基础数据可以用命名表格的方式使用。

在命名表格中介绍了COLUMN函数，指定某个表格的列名，COLUMN函数就会返回该列的从1开始对应的序号。但是这个序号是从A列开始计算的，而VLOOKUP函数中第三个函数是指定从当前表格中的第1列开始计算的。如果在一行中存在多个表格，那么对于第二个表格使用COLUMN函数就会得到错误的列序号。所以建议基础数据纵向排列，不要在一行中存在多个表格。纵向排列还有一个好处，可以随意的添加和删除行，而不用担心删除其他表格的数据。纵向排列有一个弊端，定位数据会比较麻烦，需要较大幅度操作滚动条。但是这个弊端可以很容易避免，可以通过添加链接的方式。添加链接的方式会在后面的文章中介绍。

实际维护基础数据时，建议对于较少量基础数据，可以把多个表格放在一个Sheet中。如果某一类基础数据的行数非常多，建议放到单独的Sheet中。

2、源数据

源数据通常是手工输入，或者是从其他业务系统中导出的。如果是手工输入的，尽量减少录入的数据量，可以通过引用基础数据来实现自动填充一部分数据。另外为了避免手工输入数据发生错误，对于有一定限制的数据，建议使用设定数据类型和设定数据有效性（下拉列表）的方式进行限制。

在设定源数据表格的列时，需要注意不要在一列中包含复合信息。服装有尺码和版型之分，例如衬衫36A表示36码A版。如果混合在一起，要分析出ABCY这四种版型中哪一个卖的最多，就没法直接用数据透视表分析出来了。为了给数据透视表提供正确的数据，源数据必须有列标题，不能有合并单元格，不能有空行。

在设计源数据结构的时候，最需要注意的是不要使用维度项作为列，特别是把多个维度做成多表头的形式，如下图：