[若有所悟]主持会议的八大戒条
出差到日本，亲身参加了与日本人一起的研修报告会，技术报告会，开发报告会，总结会。经过这么多次的会议，虽然疲惫异常，但也颇有些心得。这里整理一下，分享给博友们。我认为这是通学，无论处于什么职位，做什么方向的作业，都可能用得到的。
戒条一、不要召开没有准备的会议
场景：王小一带了一堆的PPT和文件资料跑到日本，有自己写的有别人写的，都是匆忙写好的，没有经过评审。小一自认为准备充分，结果在会议上对日本人说明的时候，这个说不清，那个说不清，导致日本人很晕，昏昏欲睡。
客户看法：这小子来忽悠我们的吧，写的什么东西，东扯西扯的。
分析：王小一并没有准备充分，本以为带足了资料，但是资料多并不是准备充分。准备充分的意思是资料经过评审，自己在脑海里有一条主线。对于第一次出差的人来说，很难做到准备充分，应该把它当做一次发表，将准备的资料如何说明记录在笔记本上。
戒条二、不要让会议节奏和讨论范围超出控制
场景：张小二提出了一个针对当前系统的改善意见，日方开始展开讨论，结果几个日本人讨论的内容偏离到十万八千里，更加悲剧的是张小二也加入其中讨论。
分析：会议的开催者应该要能全局把控会议的节奏，不让会议脱轨。要使讨论的内容与会议的主题相符，一旦发现与会人讨论的话题超出主题，应该采取牵引方式把会议的主题拉回主题轨道之内。
戒条三、不要丢失会议上的任何输出
场景：陈小三主持了一个会议，会议上几个有想法的与会人在白板上信手画了三个图用来说明想法。大家都觉得不错，陈小三也觉得不错，就在脑子里暗暗记住了这三个想法。会议完后，陈小三整理会议记录时，发现自己暗暗记住的三个想法忘记了。
分析：会议是一个思维活跃的活动，会议中与会人的思维火花可能出现在口头，可能出现在白板，作为会议的开催者，应该及时记录会议上产生的各种想法、提案。人的大脑是不可靠的，这里提供两种方法：第一、随时携带笔记本，用笔记录会议上的各种想法提案；第二、拍照记录，一旦白板上出现有意义的图或文字，就用手机拍下来，现在手机的像素足已。
戒条四、不要画地为牢的思考会议上的问题
场景：李小四参加了一个会议，会议上讨论某某硬件产品的开发。会议上的每个人都讨论的火热，运用什么什么技术来实现什么什么功能。然而该产品的硬件已经有国际化的标准产生，一旦国际标准得到普及，那么该硬件产品的用处将微乎其微，市场空间也就没有了。
分析：做技术的人会犯一个错误，就是容易从自己专注的技术领域去考虑问题，而不去考虑市场，不去考虑行业动态。画地为牢的思考问题，带来的往往是毁灭性的打击。在会议上，要有一种意识，不只思考会议上的内容，要联想到各个方面，联想而不展开的去思考问题。
戒条五、不要表现出不耐烦或疲态
场景：刘小五中午没有午睡，参加下午会议的时候，眼皮直打架，无法专心开会，在会议桌上各种点头，趴着各种姿势。
客户看法：这小子来搅局的吧！
分析：与日会议切记保持严肃性，如果感觉自己特别困，要想方设法使自己不要犯困和疲劳，倒一杯浓咖啡也好，掐大腿也好，总之要给日方精神力量的一面。
戒条六、不要忘记为会议做一个简短的总结
场景：赵小六主持了一场会议，会议进行了两个小时，讨论了各个方面的问题。讨论完最后一个问题刚好到预约会议室的结束时间，大家都出了会议室，回到工作岗位。
分析：我参加的很多会议都没有总结，说完问题大家各自走人，这种会议给人的映像很浅，仿佛每个人只是临时拉过来头脑风暴的。我建议每个会议之后做一个简短的总结，作为会议的主持人要记住这一点。有了简短的总结，与会人都知道自己整个会议期间讨论了什么内容，这也是经典的议论文总-分-总的结构。
戒条七、不要忘记整理会议室
场景：钱小七在名古屋参加了一场会议，会议完了，因为有急事，小七没有管桌子上的纸杯和座椅，乱七八糟的留下现场。
分析：在对日会议中，由于你是客场，所以无论多急，都要记得将会议室整理一下，这在国内是很少见的。入乡随俗，在日本一定要记着把桌子上的东西整理掉，座椅要移到桌子下面，保持会议室的整洁。
戒条八、不要忘记把会议总结发送给与会人
场景：孙小八主持了一场会议，会议完了后，立即回到自己的岗位上，没有把会议的结果发给与会的日本人。
客户看法：靠，上午开的什么会来着？
分析：忘记做总结是不好的职业习惯，做总结但不发给与会人，别人就看不到你的职业素养。会议的唯一输出就是会议总结，简简单单的几句话也能让与会人回忆起会议的内容。会议总结不必长篇大论，简单的几句话就足以。
-以上-
