[若有所悟]七步,改变你的纯文本报告面目

    所谓纯文本工作报告,即用纯文本对工作进行总结汇报。由于没有Excel强大的数据处理功能,没有PPT绚丽的表现形式,很多人做出的报告都很难让人读懂、甚至晦涩杂乱。

    本文,从最原始的一篇报告开始改起,通过7步法(个人理论),将其变为一篇通俗易懂、合格的报告。

   原始报告:

    上午看了一个小时的需求说明书,另外参考了OutSpec和InnerSpec,算是又通读整个功能A了,发现了一个需求上的问题,就是哪几种状态的XXX可以对它的xx进行修改。跟组里人和领导商量之后,发现是一个我们这边无法解读的需求,已经作为需求疑问QA出去了。接着,根据上周做完的SD,差不多11点左右开始了PG,上午编了差不多0.2ks的代码。

    下午用了一个小时完成了整个功能A的实现,总共0.43ks的代码,有待评审。

    A功能的PG完了,领导安排让测试功能B,客户说这个功能好像有问题,想知道是不是我们这边的代码问题,已经登录到Redmine上让我们调查了,所以我就测了一下,最后发现在模拟器里没有问题,但是在实机环境有问题,客户后来说不是我们这边的代码问题,是他们代码合并的问题。B功能测试,之后,进行了C功能的黑盒测试,我测了30个用例,有1个Bug,还有一个因为模拟器无法测试,所以搁置了,可能会耽误进度吧。

    随便拉一个普通人,阅读上面的报告都会觉得乱,除非某个上司时间多的用不完,或许会一字一句的“研读”这篇报告。更多的情况,应该是直接丢掉不看。下面,开始修改我们的原始报告。

 

第一步.分类

    分类的方法有很多,而常用的分类方法有两种:时间类和空间类。

      ■时间类。即以时间段为类,将各时间段的工作放到一起。

      ■空间类。即以工作内容为类,将耦合度高的工作内容放到一起。

    [原始报告]是用于给上司看的,从上司的角度来看,其关心的是你做了哪些工作,而不是你在什么时间段做了什么工作。所以,依照空间类分类,会让上司一眼看出汇报者工作的内容,修改后的效果如下:

A功能编码作业

     上午看了一个小时的需求说明书,另外参考了OutSpec和InnerSpec,算是又通读整个功能A了,发现了一个需求上的问题,就是哪几种状态的XXX可以对它的xx进行修改。跟组里人和领导商量之后,发现是一个我们这边无法解读的需求,已经作为需求疑问QA出去了。接着,根据上周做完的SD,差不多11点左右开始了PG,上午编了差不多0.2ks的代码。

    下午用了一个小时完成了整个功能A的实现,总共0.43ks的代码,有待评审。

B功能调查作业

    下午,领导安排测试功能B,客户说这个功能好像有问题,想知道是不是我们这边的代码问题,已经登录到Redmine上让我们调查了,所以我就测了一下,最后发现在模拟器里没有问题,但是在实机环境有问题,客户后来说不是我们这边的代码问题,是他们代码合并的问题。

C功能测试作业

    进行了C功能的黑盒测试,我测了30个用例,有1个Bug,还有一个因为模拟器无法测试,所以搁置了,可能会耽误进度吧。

    上面的报告,对于上司来说,可以一眼看出来这个小伙子做了哪些工作,一眼明了,这小伙子一天没有白忙活,做了三个作业。

 

第二步. 条目化

    条目化的目的是让看报告的人一眼观全局,很多新手担心领导不明白自己写的什么,于是大写特写。其实大错特错,领导的经验是丰富的,你只写一句,他或许就明白你要表达什么。所以,在汇报工作上,以简练为佳。

    条目化的方法,就是把工作内容核心抽出来,下面是条目化的效果:

 A功能编码作业

     1.看了一个小时的需求说明书,另外参考了OutSpec和InnerSpec,算是又通读整个功能A了,发现了一个需求上的问题,就是哪几种状态的XXX可以对它的xx进行修改。跟组里人和领导商量之后,发现是一个我们这边无法解读的需求,已经作为需求疑问QA出去了。

      2.根据上周做完的SD,差不多11点左右开始了PG,上午编了差不多0.2ks的代码。下午用了一个小时完成了整个功能A的实现,总共0.43ks的代码,有待评审。

 B功能调查作业

      1.领导安排测试功能B,客户说这个功能好像有问题,想知道是不是我们这边的代码问题,已经登录到Redmine上让我们调查了,所以我就测了一下,最后发现在模拟器里没有问题,但是在实机环境有问题,客户后来说不是我们这边的代码问题,是他们代码合并的问题。

 C功能测试作业

      1.C功能的黑盒测试,我测了30个用例,有1个Bug,还有一个因为模拟器无法测试,所以搁置了,可能会耽误进度吧。

    上面的报告已经条目化了,可以明显的看到在功能A的编码中,汇报人做了两件工作。

 

第三步. 简练化

    报告不是作文,是给时间少的上司看的,所以要避免大篇幅的废话,以最精炼的语言来描述工作内容,描述问题。简练化后的报告如下:

A功能编码作业

     1.需求说明书阅读(Outspec、InnerSpec),发现需求不明点,已提QA

     2.编码(0.43ks,待评审)

B功能调查作业

     1.Redmine上客户提的课题调查,问题在客户方,代码合并遗漏,已解决,具体信息参照Redmine课题。

C功能测试作业

     1.黑盒测试,已测30个,发现一个Bug,一个模拟器无法测试(进度延迟可能)

 

第四步.数据抽出

    在七步法里,这一步其实是最难的,需要经验的积累,需要敏锐的直觉。就本报告而言,我们来分析一下,缺少什么数据。

    1.A功能编码作业→需求说明书阅读(Outspec、InnerSpec),发现需求不明点,已提QA

      作为阅读者,想知道这个式样不明点是什么,他无法找到该问题,因为QA没有编号,没有提到登录的地方。所以,可以追加数据:QA#123,用于指向问题本身的信息。

    2.A功能编码作业→编码(0.43ks,待评审)

      作为阅读者,想知道这个功能当初预估的代码有多少,与实际代码量的偏差是多少,是不是在计划内完成的。他是无法得知的,所以,可以追加数据:预估代码量,代码量偏差,计划时间表。

    3.B功能调查作业→Redmine上客户提的课题调查,问题在客户方,代码合并遗漏,已解决,具体信息参照Redmine课题

      同1.作为阅读者想知道问题发生的具体细节是无法得知的,所以,可以挖掘的数据:课题#888,用于指向课题本身的信息。

    4.C功能测试作业→黑盒测试,已测30个,发现一个Bug,一个模拟器无法测试(进度延迟可能)

      作为阅读者,只知道汇报者测了30个,不知道总量是多少,不知道还有多少量没测,不知道作业是否在进度计划作业内,所以,这里可以挖掘的数据:总用例量,已测占总量的比重,计划时间表。

    修改后的汇报内容如下:

 A功能编码作业

     1.需求说明书阅读(Outspec、InnerSpec),发现需求不明点,已提QA#123

     2.编码

       -------时间-------------------代码量------------进度------

       予定:2012/9/25-2012/9/30     0.5ks              -

       实绩:2012/9/26-              0.43ks            100%

       ---------------------------------------------------------

 B功能调查作业

      1.Redmine上客户提的课题调查,问题在客户方,代码合并遗漏,已解决,具体信息参照Redmine课题#888。

 C功能测试作业

      1.黑盒测试,一个模拟器无法测试(进度延迟可能)

       -------时间-------------------用例量------------进度------Bug数------

       予定:2012/9/25-2012/9/30     80个               -          3个

       实绩:2012/9/26-              30个              38%         1个

       --------------------------------------------------------------------

    从上面的报告可以清晰看出来作业进度,以及质量是否在合理的理论阀值内。

 

第五步.图形应用

    图形,就是一些最简单的可以在纯文本里显示的一些符号,主要有:■、▲、※、△、①、ⅱ、→、↑、↓、←、?、★。

    图形运用,靠经验,靠自己的美感,所以,如何灵活的运用,靠自己的把握了。这里举两个例子。

      1.对于有或可能有风险的地方,用※标识,并在后面注明风险的具体内容。

      2.对于大类别,可以用■标识,因为比较易见,可以很快找到类别。

      3.对于数据大小发生变化的,可以用上下左右的符号进行标识。

    基于以上三点的运用,修改汇报后如下:

 A功能编码作业

     1.需求说明书阅读(Outspec、InnerSpec),发现需求不明点,已提QA#123

     2.编码

       -------时间-------------------代码量------------进度------

       予定:2012/9/25-2012/9/30     0.5ks              -

       实绩:2012/9/26-              0.43ks↓          100%

       ---------------------------------------------------------

■B功能调查作业

      1.Redmine上客户提的课题调查,问题在客户方,代码合并遗漏,已解决,具体信息参照Redmine课题#888。

■C功能测试作业

      1.黑盒测试,一个无法测试※

       -------时间-------------------用例量------------进度------Bug数------

       予定:2012/9/25-2012/9/30     80个               -          3个

       实绩:2012/9/26-              30个              38%         1个↓

       --------------------------------------------------------------------

       ※:无法在模拟器上进行测试,可能会影响C功能黑盒测试的计划进度。

 

第六步.去冗余

      报告类别尽量做到专一,上面的报告还有是有可以改进的地方的,比如A功能编码作业的1和B功能调查作业所提出的课题,属于同一个类型,所以,可以A中的1和B抽出来,去除冗余,做成一个新的类别。修改后的报告如下:

 ■A功能编码作业

       -------时间-------------------代码量------------进度------

       予定:2012/9/25-2012/9/30     0.5ks              -

       实绩:2012/9/26-              0.43ks↓          100%

       ---------------------------------------------------------

■C功能测试作业

       -------时间-------------------用例量------------进度------Bug数------

       予定:2012/9/25-2012/9/30     80个               -          3个

       实绩:2012/9/26-              30个              38%         1个↓

       --------------------------------------------------------------------

       ※无法测试用例1个:无法在模拟器上进行测试,可能会影响C功能黑盒测试的计划进度。

■课题&QA

     ①.QA#123。A功能的需求不明的问题,无法确定哪几种状态的XXX可以将其xx进行修改

     ②.课题#888。客户让我方调查的课题,代码合并问题,已解决。

 

第七步.格式化+美化

     最后,对于报告的格式要有精益求精的追求,上面的报告还是有美感问题的,格式的调整就看个人的态度和美感了,一下是修正后的报告:

张三的工作汇报 2012/09/26

■A功能编码作业

       -------时间-------------------代码量------进度-------状态----------------

       予定:2012/9/25-2012/9/30     0.5ks        -          -

       实绩:2012/9/26-              0.43ks↓    100%        ◯(完了,待评审)

       ------------------------------------------------------------------------

■C功能测试作业

       -------时间-------------------用例量------进度------Bug数-----状态-------

       予定:2012/9/25-2012/9/30     80个         -        3个        -

       实绩:2012/9/26-              30个        38%       1个↓      →(着手中)

       ------------------------------------------------------------------------

       ※无法测试用例1个:无法在模拟器上进行测试,可能会影响C功能黑盒测试的计划进度。

■课题&QA

     ①.QA#123      A功能的需求不明的问题,无法确定哪几种状态的XXX可以将其xx进行修改

     ②.课题#888    客户让我方调查的课题,代码合并问题,已解决。

     最后,祝愿大家都能写出高质量的报告,谢谢阅读。有什么更好的技巧,还望指教,以期进步。

 

 

 

 

 

 

posted @ 2012-09-26 21:14  邵贤军  阅读(5664)  评论(43编辑  收藏  举报